Datenschutzerklärung

Heldenbuch ist eine privat betriebene Web-Anwendung für Pen-&-Paper-Runden (Dungeons & Dragons): Charakterbögen, Kampagnen, Karten und Nachschlagewerk. Sie dient keinen geschäftlichen Zwecken, zeigt keine Werbung und verwendet kein Tracking.

1. Verantwortlich

Martin Hinterding
Kontakt: noreply@heldenbuch.calmapp.de

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto: Anzeigename, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als sicherer Hash), Rolle, Zeitpunkt der Registrierung und – falls genutzt – Bestätigung der E-Mail-Adresse und Zwei-Faktor-Einstellungen sowie die gewählte Sprache und die Maßeinheiten der Oberfläche.
• Einladungen: Lädt eine Spielleitung jemanden per E-Mail in eine Kampagne ein, speichern wir die Adresse bis zur Annahme, höchstens bis 7 Tage nach Ablauf der Einladung (14 Tage gültig).
• Termine: Zu- und Absagen zu Sitzungsterminen (sichtbar für die Spielleitung der Kampagne).
• Spieldaten: Charaktere, Kampagnen, Welt-Einträge, Sitzungen, Handouts, Fragebögen zum Kampagnenstart, Tagebücher und Karten, die du oder deine Spielleitung anlegen.
• Würfe: Würfelst du mit einem Helden, während eine Sitzung seiner Kampagne läuft, landet der Wurf (Heldenname, was gewürfelt wurde, Ergebnis, Zeit) im Wurfprotokoll der Sitzung – sichtbar für die Spielleitung und die Mitglieder der Kampagne. Würfe werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Ohne laufende Sitzung wird nichts gespeichert.
• Bilder: von dir hochgeladene Bilder. Sie werden neu gespeichert; Metadaten wie Standortangaben werden dabei entfernt.
• Cookies: ein technisch notwendiges Sitzungscookie für die Anmeldung (30 Tage) und eines mit der gewählten Sprache (nur das Kürzel, 1 Jahr) – kein Tracking. Ohne gewählte Sprache richtet sich die Anzeige nach der Spracheinstellung deines Browsers. Einige Ansichten merken sich Einstellungen wie eingeklappte Bereiche die Kalibrierung des Spieltischs oder bereits angezeigte Handouts nur in deinem Browser. Für den Offline-Modus hält dein Browser zuletzt geöffnete Seiten, noch nicht gespeicherte Änderungen und offline gewürfelte Würfe vor; beim Abmelden oder bei einem anderen Konto werden sie gelöscht.
• Sicherheit: fehlgeschlagene Anmeldeversuche und Anfragen nach „Passwort vergessen“ werden zum Schutz vor Missbrauch gezählt – gespeichert wird nur ein Hashwert aus E-Mail-Adresse bzw. gekürzter IP-Adresse und der Zeitpunkt; gelöscht nach 30 Tagen. Änderungen durch Admins werden protokolliert.

Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der Anwendung, die du mit der Registrierung nutzt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bitte trage keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) in Freitextfelder ein.

3. E-Mails

Für Konto-Funktionen (Passwort zurücksetzen, E-Mail-Adresse bestätigen, Sicherheitshinweise, Einladungen) senden wir E-Mails über den Mailserver unseres E-Mail-Anbieters (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Benachrichtigungen (z. B. Sitzungstermine, Rückblicke, neue Belohnungen) erhältst du nur, wenn du sie unter „Mein Konto“ einschaltest (Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); jede solche Mail enthält einen Link zum Abbestellen. Über versendete Mails führen wir ein Protokoll ohne Inhalte (Art, gekürzte Adresse, Zeit, Ergebnis), das nach 90 Tagen gelöscht wird.

4. KI-Funktionen (optional)

Spielleitungen können unter „Mein Konto“ einen eigenen KI-Anbieter hinterlegen (z. B. Anthropic oder OpenAI mit Sitz in den USA, IONOS mit Rechenzentren in Deutschland). Nur wenn eine Spielleitung eine KI-Funktion ausdrücklich startet, werden die dafür ausgewählten Kampagneninhalte (Welt-Einträge, Notizen, Karteninhalte) an diesen Anbieter übertragen – keine Konto- oder Charakterdaten. Der API-Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert. Protokolliert werden nur Anbieter, Modell und Tokenzahl, nicht die Inhalte.

5. Speicherdauer und Sicherungen

Deine Daten bleiben gespeichert, bis du oder ein Admin dein Konto löschst; dabei werden deine Charaktere, Bilder, Karten, Tagebücher und Einstellungen mitgelöscht. Kampagnen, in denen du Spielleitung bist, werden ebenfalls gelöscht. Zur Absicherung gegen Datenverlust gibt es tägliche Sicherungen (7 Tage). Zusätzlich werden sie verschlüsselt außer Haus aufbewahrt (bis zu 7 tägliche, 4 wöchentliche und 6 monatliche Stände); gelöschte Daten verschwinden daraus spätestens nach 6 Monaten.

6. Weitergabe

Wir geben keine Daten an Dritte weiter – abgesehen vom E-Mail-Anbieter für den Versand und, nur auf Veranlassung einer Spielleitung, dem von ihr gewählten KI-Anbieter. Mitglieder deiner Kampagnen sehen, was dort für sie freigegeben ist.

Das Heldenbuch läuft auf einem gemieteten Server bei STRATO GmbH, Berlin – Rechenzentrum in Deutschland. Der Anbieter verarbeitet die Daten nur in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO) und nutzt sie nicht für eigene Zwecke.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, Einwilligungen jederzeit zu widerrufen. Eine Kopie deiner Daten kannst du jederzeit selbst unter „Mein Konto“ → „Meine Daten“ als JSON-Datei herunterladen. Für alles Weitere wende dich an die oben genannte Kontaktadresse. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

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